その工場は、なぜ情報共有が進んでいるのか？
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- デジタル化
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企業内の「情報共有」の必要性が声高に叫ばれるようになって久しい。実際、グループウェアやCRM、Web会議、社内SNSなどのコミュニケーションツールが次々と登場し、それらをスマートデバイスとあわせて会社導入して、社員間のコミュニケーションを活性化。業務を効率化したり、生産性の向上などにつなげていこうとするケースは多い。
しかし、果たして「情報共有」は進んでいるのだろうか？スマートデバイスやコミュニケーションツールを導入しても、「コストがかかっただけで、社員間の情報共有は期待したほど進んでいない…」という声は依然として少なくないのが実状ではないだろうか？
なぜ、進んでいないのか？それは、従来のツールでは「情報共有」の当事者である社員自らが“情報へアクセスしないと「共有」が成立しない“という点が大きな問題として立ち塞がっているからだ。
そこで、このソリューション。社員のほうが意識せずとも、自ずと「情報共有」を図ることができる、その画期的な仕組みとは？既に製造業の工場、流通・小売の店舗などで成果が出始めている、テレビスクリーンを活用した新しい「情報共有」の方法とは？次項で詳しく見ていこう。
社員が情報へアクセスしなくても、自ずと「情報共有」が図れる！
「情報共有」の新しい手法とは？
デジタルサイネージが持つ「強制視認効果」を活用した
情報の「見せる化」で、オフィス内の「情報共有」を促進
企業競争力を高めるためには、いかに社員間の「情報共有」を活性化させるかが重要な鍵を握る。そのことに気づいた企業は様々なコミュニケーションツールの導入を推し進めているが、メールやグループウェアなどがオフィス環境に定着しつつある現在でも、“情報共有不足感”は多くの企業で蔓延している。
特に、スマートフォンやパソコンなどを職場に持ち込めない製造業の工場などでは、例えコミュニケーションツールを会社導入したところで、社員が常時、情報に触れることのできる環境にはないため、「情報共有」の難易度は更に高まる。1日の作業が終わり、「事務所やロッカーに戻ってから共有すべき情報へアクセス。疲れてアクセスどころではないこともしばしば…」というのでは、「情報共有」を進めたくても、手の打ちようがないという状況ではないだろうか。
そのような環境下での「情報共有」を強力に推し進めるのが、いわゆる電子看板として馴染みのあるデジタルサイネージの活用だ。デジタルサイネージ特有の「強制視認効果」をオフィスや工場での「情報共有」に応用し、共有すべき情報を「見せる化」。パソコンや携帯電話、スマートフォンでは「社員自らが情報へアクセスしないと共有が図れない」という課題を難なく克服し、社員が意識せずとも自ずと「情報共有」を実現できるのが、このデジタルサイネージの仕組みを活用したソリューションなのだ。
その名は「オフィスサイネージ」
どのような活用方法が効果的なのか…？
オフィスサイネージでは各拠点の実績や福利厚生情報などを発信
製造業の工場などで従業員のモチベーションUPや安全対策に活用
デジタルサイネージの仕組みを応用した、いわゆる「オフィスサイネージ」という情報共有ソリューションは、デジタルサイネージシステムの開発・販売では豊富な実績を誇るソフトウェア開発会社 サイバーステーションから提供され、それまで「情報共有」が思うように進められなかった製造業の工場、流通、小売業など、多くの企業からの注目を集めているソリューションだ。
「オフィスサイネージ」の活用事例としては、製造業の工場において、食堂・カフェテリアなどにデジタルサイネージのテレビスクリーンを設置し、共有すべき情報を発信。社員に気づきを与え、生産的な行動を促すモチベーションのUPや「ヌケ、モレ、誤解」を極力排除する安全対策などの効果も期待できる。
オフィスサイネージ活用事例★大手製造業
工場食堂内に設置し、PC環境のない従業員へも手軽に情報発信
工場の食堂内に設置されたモニターからは、各事業所の製品導入事例や福利厚生案内、広報情報、安全対策情報、製品情報などが配信され、PC環境のない従業員でも昼休みの時間に、手軽に情報を入手できる上、リフレッシュしながら情報に触れるためか認知が進みやすいとのこと。社員だけでなく契約社員、アルバイト、パート社員まで、共有すべき情報が行き渡ることで、工場内でのリアルな会話も目に見えて増え、全体的なモチベーションUPや生産効率の向上が図られているという。
グループウェアや生産/販売システムなどと連携し
共有を図りたい情報の「見せる化」を自動化
更に「オフィスサイネージ」は、メールやグループウェア、文書管理システム、生産/販売システム、社内ポータル、SNSなど、既存の様々な企業情報システムとシームレスな連携が可能。例えば、生産管理システムと連携し、作業ミス率が高まると、自動的にミス防止を訴える画面や生産課題のダイジェストコンテンツを配信するなどのカスタマイズもできる。
社内システムと連携することで、情報コンテンツの配信を自動化することができ、管理者の運用負荷も軽減。自社の状況に応じた柔軟な運用ができることも「オフィスサイネージ」の導入メリットの1つと言えるだろう。
オフィスサイネージ検証事例★アイ・オー・データ機器
半数以上が、埋もれていた情報に気づき、情報への興味が高まったと回答
最後に「オフィスサイネージ」検証事例をご紹介しよう。
スマートフォン・TV・パソコン周辺機器の総合メーカーであるアイ・オー・データ機器では、本社に大画面10台、営業所に小型画面10台のサイネージを設置し、12:00～13:00の昼休みと15:00～18:00の就業中に、各部からのお知らせや製品情報、業務進捗状況などの情報コンテンツを配信。既にグループウェアに掲載されているコンテンツやWebサイトで公開されている動画をあえてサイネージでも配信するという実験を行った。
一定期間の配信後に実施したアンケートによると、全体の77％が「情報コンテンツが配信されていたことを知っていた」と回答。そのうち「配信されていた情報は既に知っている内容だった」と答えたのは36％に過ぎず、実に半数以上の64％の社員が、既に共有化が施された情報であるのに「見た内容は知らない内容だった」と回答。これは、自らがアクセスしないと情報を得ることができないグループウェアなどのPULL型のコミュニケーションツールでは“情報共有不足”であることを如実に示しており、「オフィスサイネージ」が「情報共有」において、いかに有効であるかを物語る数字であると言えよう。
※本コラムのオリジナルソースはキーマンズネット掲載記事です。
※オフィスサイネージを工場に導入される場合、工場サイネージ
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