ペーパーレス会議導入事例

デジサイン® × ペーパーレス会議
導入製品:デジサイン®Tab for Windows パッケージタイプ

【金融業】

Microsoft Surfaceとデジサイン®Tabで実現するタブレットでもノートPCでもない、第3の活用方法

北國銀行にみる究極のセキュリティ事例。ここまで徹底的にペーパーレスを実現した企業は簡単には真似できないかもしれない。法人RM(営業)の日々の活動から役員会議まで、徹底して紙を排除したその先に見えるものとは・・・。

株式会社北國銀行

株式会社北國銀行
本店所在地:石川県金沢市広岡2丁目12番6号
設立年月日:昭和18年12月18日
資本金:26,673百万円
店舗数:103店 (うち出張所1店)、2海外駐在員事務所 (上海、シンガポール)、ローンセンター11店 マネープラザ2店、ほけんプラザ2店 従業員数:1,803名
(平成27年9月30日現在)

北國銀行は石川県内に本店を置く唯一の地方銀行であり、県内の金融機関では最大の店舗数を誇る。企業理念である「豊かな明日へ、信頼の架け橋を」の実現を目指し、お客様と互いに顔の見えるお付き合いを重視し、「お客さま満足度向上」に取り組んでいる地域密着型の銀行である。

株式会社北國銀行 システム部システム企画課長 新谷直樹様(右)総合企画部企画課課長代理 居村徹様(左)

冬の金沢にはめずらしい晴れた暖かな日、取材者を迎えていただいたのは北國銀行本店 システム部システム企画課長 新谷直樹氏(右)と同総合企画部企画課課長代理 居村徹氏(左)のお二人。デジサイン®Tabで実現するペーパーレス会議ソリューションの最先端事例を取材させていただきました。

はじめに
銀行では、窓口業務に始まり、契約書や稟議書など捺印書類が多いイメージを持っていますが、本当にペーパーレスを実現できるのでしょうか。「銀行では全国的にも電子稟議システムなどが導入されていて、ご想像以上に電子化は進んでいると思います」と取材者に応えてくれたのは居村氏。

同行では紙の管理が徹底されていて、来店されたお客様が記入する伝票類についても、別の場所にあるファイルセンターへ送られて保管されるといいます。法令で定められているものを含めて紙の「保管」をなくすことはできませんが、日々の業務では、基本的に捺印保管が必要な書類を除き紙類を一切使用していないと話してくれました。

現在の本店に移転した際に、2年をかけて1万4千函もの書類を廃棄するとともにファイルセンターの運用を本格的に開始しました。

「紙がないと文房具が減ります。」なるほどその通りで、取材者のデスクにあるものもペン、クリップ、はさみ、と紙がなければ必要のないものばかり。居村氏によれば紙がないと脇机まで不要になったということで、文具はおろか、同行では脇机がないのです。

第3の活用方法とは
同行ではMicrosoft Surface 2,000台以上を行員に支給。タブレット端末にはOS標準ソフトしかインストールされておらず、Officeアプリケーション、業務アプリケーションはアプリケーションサーバ上で利用しています。 作成したドキュメントも全てサーバに収容し、タブレットのローカル環境にはドキュメントデータが一切ありません。

これはいわゆる「シン・クライアント」であり、法人RMも同様の使い方を実践しているといいます。タブレットの手軽さ、ノートPCの柔軟性は残しつつ、セキュリティ・ファーストで検討した結果、このスタイルになったと新谷氏は話してくれました。

すべてをサーバ経由で作業するため、ネットワークに負担がかかることもあり、サーバとネットワークの増強を行ったことで、例えば始業時の集中時間帯なども大きなストレスなく業務が進められるようになったと新谷氏は話してくれました。

ペーパーレス会議について
紙ゼロを進めた結果、本店のプリンタは100人に2台程度の割合だといいます。当然ながら、会議運営にあたっても紙を徹底的に排除しており、デジサイン®Tabのペーパーレス会議機能をフルに活用いただいています。「デジサイン®Tabの良いところは、高いセキュリティを確保しながら必要な時だけ資料の共有ができるところです」と新谷氏はいいます。その点では理想的な電子会議システムだと話してくれました。

役員会といえども例外ではなく、率先してペーパーレス会議を実践します。経営層の認知・理解が非常に深いところが、徹底したペーパーレス推進で重要な役割を果たしていると感じます。脇机がないと説明してくれたのは、役員の執務室も同様で、よくある「決裁箱」すらありませんでした。(取材とは別の日に拝見)

デジサイン®Tabの操作は非常に簡単、かつアプリの画面もシンプルなため、PCに熟練した人でなくても直感的に操作が可能なところを大変評価しています」と居村氏はいいます。

デジサイン®Tabを利用したペーパーレス会議


(上図右:デジサイン®Tabを操作する居村氏)

重要会議や役員会などでは討議に集中したいもの。複雑な操作は思考を妨げかねません。簡単に使えて、かつ高セキュリティ。それがデジサイン®Tabのペーパーレス会議の大きな特長です。また、紙の資料を配布して会議を行うと、議題の時間になる前に資料をめくってしまい肝心な時に資料を見ていなかったり、発表者が指し示すページを探すのに手間取ったりとテンポ良く討議を進められないことがあり、会議時間をいかに短縮化するかとの観点からいうと、全員が発表者のページ操作と同じページを自動的に表示させるデジサイン®Tabのペーパーレス会議システムは非常に効率的だとも話してくれました。

導入の効果
Surfaceとデジサイン®Tabで究極セキュリティの業務環境とペーパーレス会議を実現する北國銀行。紙を徹底的に排除した先に見えてきたものとは・・・。

紙を節約した分のコストセーブは総額でみても大した金額にはならないと居村氏はいいます。むしろ重要なのは、紙をなくすことで新たに生まれた空間スペースであり、業務を効率化することで生じた時間なのだといいます。生産性向上を目指した結果、時間外労働はほとんど行っていないといいます。

余暇に費やしたり家族と過ごす時間が増えたことで仕事に対するモチベーションの向上や職場の雰囲気に変化が見られるということです。また、経営側は、節減できた分の時間外勤務手当の原資を従業員の昇給に充てるということです。ここに生まれる「正のスパイラル」が、企業の活力に通じていると取材を通じて強く感じました。

最後に
生産性がみるみると向上する、その様を実感しつつタブレットの電源を落として定時で帰宅。「今日は何しようか」、行内のそこここでそうした明るい言葉が聞こえてきそうです。

デジサイン®Tabを利用したペーパーレス会議


デジサイン®Tabのペーパーレス会議は、高いセキュリティとドキュメント共有の利便性を両立するソリューションです。

電子会議を行う際にドキュメントをその場限りで一時的に共有し(ドキュメントのコピーを残す設定も可能)、会議を効率的に進めることができます。説明者が画面を操作すると会議参加者のタブレット画面にも内容が同期して表示されます。紙の資料を準備することがないため、参加人数の増減に神経を配る必要もなく、コストと時間を節減することが可能です。

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